Intégrez vos évènements externes au coeur d'Hubspot

Qu’est-ce qu’un événement de chronologie dans HubSpot, et à quoi ça sert ?

Dans votre quotidien, vos clients et prospects interagissent avec votre entreprise bien au-delà d’HubSpot. Pourtant, toutes ces actions — souvent essentielles — ne sont pas visibles dans vos fiches contacts ou entreprises.

C’est là qu’interviennent les événements de chronologie.

Ils permettent d’ajouter dans Hubspot des interactions réalisées en dehors de la plateforme : un rendez-vous client, un achat dans une application, une participation à un événement, l’envoi d’un document, une enquête de satisfaction complétée, ou encore une conversation sur une plateforme tierce.

Chaque type d’événement correspond à une action précise (ex. : "commande passée", "document signé", "feedback reçu"), et peut inclure des informations détaillées comme la date, le montant, le nom du produit ou le canal utilisé.

En résumé : les événements de chronologie vous permettent de centraliser toutes les interactions utiles dans HubSpot, même si elles se produisent ailleurs. Résultat ? Une vision client enrichie, des campagnes plus pertinentes, et des équipes mieux informées.

Exemple concret : une chaîne d’hôtels qui centralise ses interactions client

Prenons le cas d’une chaîne d’hôtels qui souhaite mieux suivre les interactions de ses clients — avant, pendant et après leur séjour — directement dans HubSpot.

Problème : les opérations quotidiennes (réservations, services utilisés, programmes de fidélité…) sont gérées dans un autre système.

Grâce aux événements de chronologie, la chaîne peut faire remonter dans HubSpot des actions comme :

• Réservation créée ou modifiée
• Check-in / Check-out
• No-show ou départ tardif
• Achat d’un service additionnel ou d’un room service
• Participation à un programme de fidélité

Pour chaque action, des détails peuvent être ajoutés : dates du séjour, type de chambre, canal de réservation, services utilisés, etc.

Résultat pour les équipes :

• Les responsables marketing peuvent personnaliser leurs campagnes selon les habitudes de séjour.
• Les équipes commerciales voient immédiatement l’historique client.
• Le service client gagne en efficacité avec une vision claire de ce qu’a vécu chaque client.

Tout cela, sans jamais avoir à quitter HubSpot.

C’est une manière simple et puissante de mettre enfin tous les échanges au même endroit, même s’ils ont eu lieu ailleurs.

Que peut-on faire avec ces données une fois intégrées dans HubSpot ?

Avoir une chronologie enrichie des actions de vos clients — même celles réalisées en dehors d’HubSpot — est déjà un atout.

Mais c’est en les utilisant intelligemment que ces données révèlent tout leur potentiel.

Voici ce que vous pouvez concrètement faire avec ces événements dans HubSpot :

Déclencher des actions automatiques

Les événements peuvent servir de point de départ pour des scénarios automatisés (workflows). Par exemple :

• Lorsqu’un client effectue un check-in, un e-mail de bienvenue personnalisé est envoyé.
• En cas d’achat d’un service premium, une alerte est automatiquement envoyée au service client pour assurer un suivi personnalisé.
• Si un client ne s’est pas présenté à son séjour, un message de relance peut être planifié pour comprendre la situation.

Cibler plus finement vos audiences

Chaque interaction enregistrée peut être utilisée pour segmenter vos contacts ou entreprises :

• Qui a déjà réservé mais n’a jamais séjourné ?
• Qui a réservé une chambre haut de gamme ?
• Qui utilise régulièrement le room service ou d’autres services ?

Cette segmentation avancée vous permet de personnaliser vos campagnes, vos relances et même vos offres.

Créer des rapports personnalisés

Toutes ces données peuvent alimenter vos tableaux de bord et vous donner une vision plus complète de votre activité :

• Suivi des habitudes de consommation par type de client
• Taux de no-show ou de surclassement
• Utilisation des services additionnels par période ou profil

Optimiser le travail des équipes

Enfin, ces événements peuvent générer des tâches ou des notifications internes. Par exemple :

• Lors d’un surclassement, créer une tâche pour que le service client contacte le client proactivement.
• Après un départ (check-out), déclencher l’envoi d’une enquête de satisfaction (NPS).

En résumé : ces données ne sont pas simplement “stockées” dans HubSpot — elles deviennent le moteur d’une expérience client plus fluide, plus ciblée, et plus efficace pour toutes vos équipes.

Inspirez-vous de votre activité : les possibilités sont (presque) infinies

Dès que vous commencez à réfléchir à tout ce qui se passe en dehors d’HubSpot, mais qui reste utile pour mieux connaître, suivre ou servir vos clients, les idées fusent.

Quel que soit votre secteur, vous pouvez enrichir vos fiches contacts, entreprises ou transactions avec des informations aujourd’hui invisibles — mais essentielles.

Voici quelques exemples concrets, par métier :

Commerce / Livraison

• Suivre les étapes de livraison d’un produit (expédié, livré, retard…)
• Informer automatiquement un client si un colis est bloqué

Immobilier

• Historique des visites d’un bien par un contact
• Dépôt d’une offre ou signature d’un compromis visible dans la fiche de transaction

SaaS / Logiciel

• Enregistrer les connexions à l’outil ou l’usage de certaines fonctionnalités
• Détecter les utilisateurs engagés pour les campagnes d’upsell

Industrie / Fabrication

• Tracer les maintenances ou interventions SAV
• Déclencher un suivi automatique après chaque visite technique

Services B2B / Conseil

• Suivi des signatures électroniques de documents
• Remontée des jalons de projet dans la fiche client

Télécom / Support

• Ajouter les alertes d’incidents signalés par des plateformes externes
• Garder une trace des résolutions de tickets, même en dehors d’HubSpot

Formation / Éducation

• Suivi de l’inscription à un cours ou d’un module complété
• Envoi automatique d’un certificat ou d’un rappel pédagogique

Tous ces événements deviennent ensuite des déclencheurs puissants pour vos automatisations dans HubSpot : relances, tâches, rapports, alertes ou campagnes personnalisées.

À retenir : demandez-vous simplement ce que vous aimeriez voir dans la fiche de votre client ou prospect. Si l’info existe quelque part… elle peut vivre dans HubSpot.

Comment faire ?

Solutions avec tous les Hubs

La seule et unique façon de pouvoir insérer des évènements extérieurs dans Hubspot est d'utiliser une application Hubspot qui est généralement faite pour un usage collectif (elle concerne un besoin commun à plusieurs utilsiateurs Hubspot) ou particulier (elle ne concerne que votre besoin spécifique).

Les applications Hubspot communes

Les applications à besoins communs sont généralement liées à des applications extérieures. Si vous utilisez une application qui permet de gérer vos évènements (salons, conférences, évènements corporate), comme Eventbrite, Cvent, Zoom Events, les actions qui se passent dans ces applications sont repercutées dans la chronologie des contacts (inscription, annulation ou remboursement, présence confirmée, durée d'engagement, etc.). Des applications de téléphonie et de SMS injecteront aussi les appels ou les SMS envoyés et reçus, celles de signatures électroniques injecteront les envois de documents, si ils ont été signés ou non, les rappels qui sont fait, etc. Les boutiques en ligne injectent les nouvelles commandes, les paiements validés, les commandes expédiées et reçues, les paiement remboursés, etc. Les planificateurs de réunions injectent quant à eux les créations et les annulations de rendez-vous, les participations du contact, la reprogrammation, etc.

Les applications Hubspot spécifiques

Les applications à besoins spécifiques viennent toujours en aide aux entreprises dans l'un des cas suivant :

• quand l'application tierce qu'ils utilisent n'a pas de connecteur Hubspot
• quand le besoin est lié à des outils ou des processus de travail internes ou auto-développés

Dans tous ces cas, trois solutions s'offrent à vous.

Synchronisation automatique directe

L'application Hubspot effectue automatiquement la synchronisation des évènements lorsque ceux-ci se déroulent dans l'application. Ceci est généralement possible quand l'application tierce possède une API.

Synchronisation automatique via une application

La synchronisation directe automatique ne peut pas se faire, notamment parce que l'application tierce n'a pas d'API. Il faut dans ce cas prendre des chemins de traverses et utiliser d'autres méthodes : l'application Hubspot va alors elle-même aller chercher et récupérer les données (récupération d'un export ou d'un mail automatique contenant les données à récupérer...) et va les insérer dans Hubspot.

Synchronisation manuelle

Dans les cas les plus extrêmes, lorsqu'il n'y a pas de possibilité d'automatiser l'insertion des évènements dans Hubspot, il faut choisir une option manuelle : une interface vous donne la possibilité d'entrer à la main les évènements que vous souhaitez récupérer dans Hubspot.

Solutions avec un des 5 Hubs Entreprise

Si vous avez un des cinq Hubs entreprise (marketing, sales, service, operations, content), vous n'êtes pas obligé de passer par une application Hubspot pour avoir vos propres éléments.

Les solutions sans code

La première et la plus simple des solutions sans code est d'importer un fichier de type tableur qui contient vos évènements. L'inconvénient est que si vous avez beaucoup d'évènements, qui plus est récurrents, l'importation va vie devenir chronophage. Mais c'est une bonne méthode simple, rapide à prendre en main, et peu coûteuse pour autant que vous n'avez pas un nombre d'évènement qui s'élèvent à plusieurs dizaines de milliers. 

La seconde solution est plus restreinte : elle consiste à utiliser une interface graphique afin de sélectionner les éléments cliqués et les URLs visitées sur votre site. L'inconvénient est que vous êtes restreint sur le type d'évènements que vous créez.

la troisième et dernière solution comporte un peu de code : si vous avez au sein de votre entreprise un service qui gère déjà vos évènements, vous pouvez récupérer ces données auprès de votre service à partir d'Hubspot. Cette solution est parfaite si vous avez déjà un développement interne qui gère déjà vos évènements propres. Par contre, cela demande un peu de développement en interne pour adapter votre mécanique existante à l'insertion des données dans Hubspot.

Les solutions avec code

La solution la plus complète est de passer par les APIs d'Hubspot. Au lieu de passer par une application Hubspot, vous pouvez directement utiliser vos services avec l'API sans passer par l'intermédiaire de l'application. Cela réduit non seulement le coût de développement, mais cela intégre Hubspot directement dans votre code informatique et facilite l'utilisation et la maintenance.

L'autre solution est réservée aux actions qui se déroulent sur tous les supports qui utilisent du Javascript : dans tous ces environnements, vous pouvez tracer tous les évènements que vous voulez et les afficher dans la chronologie de vos contacts (cette technologie est pour l'heure réservée seulement aux contacts, tandis que la solution via les API concerne les contacts, les entreprises, les transactions, et les tickets). Contrairement aux API, cette technologie a l'avantage de pouvoir tracer des évènements sans avoir à faire des requêtes à l'API (plus sécurisé en frontend).

 

 

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